Oprogramowanie do obiegu dokumentów w firmie

Oprogramowanie do obiegu dokumentów należy do kategorii workflow, czyli aplikacji pozwalających zarządzać przepływem pracy (zadań). W przypadku dokumentów firmowych chodzi o procesy związane z drukiem, kopiowaniem, skanowaniem i faksowaniem. Oferowane przez nas programy obsługują urządzenia wielofunkcyjne do biura, drukarki i skanery wielu producentów.

Rozbudowane oprogramowanie workflow, takie jak UniFLOW, pozwala monitorować nie tylko procesy w środowisku druku, lecz także flotę, czyli wszystkie urządzenia. W dowolnym momencie można uzyskać wgląd w stan MFP czy drukarki. Jeżeli występują jakieś błędy, to zostaną one automatycznie wyświetlone w systemie.

YSoft SafeQ Print Management Suite, najbardziej rozbudowana platforma w naszej ofercie, pozwala na sprawne zarządzanie flotą drukującą, której fizyczne lokalizacje mogą być równie dobrze rozmieszczone na terenie jednego biurowca, jak i na obszarze kraju czy kontynentu.

Oprogramowanie do skanowania i do wydruków

Oprogramowanie do wydruków usprawnia procesy tworzenia tradycyjnej dokumentacji papierowej. Dzięki niemu możliwa jest automatyczna optymalizacja parametrów drukowania, np. zamiana druku kolorowego na czarno-biały w przypadku dokumentów, które nie wymagają użycia koloru. Korzystanie z mechanizmów wspomagających druk znacznie przyspiesza procesy wytwarzania dokumentów. Zapobiega też marnotrawstwu, które najczęściej wynika z nieznajomości parametrów urządzeń, niefrasobliwości czy złej rutyny.

Oprogramowanie do skanowania pozwala uprościć procesy związane przede wszystkim z masową digitalizacją dokumentów papierowych. Wyspecjalizowane aplikacje pozwalają przyspieszyć i usprawnić procesy rozpoznawania tekstu w skanowanych dokumentach.

Korzyści z monitorowania obiegu dokumentów w firmie

Oprogramowanie do monitorowania obiegu dokumentów przynosi szereg korzyści. Najważniejsze z nich to:

• optymalizacja kosztów druku – monitorowanie urządzeń drukujących i działań użytkowników oznacza łatwą lokalizację źródeł kosztów i zwiększa skuteczność programów optymalizacyjnych – scentralizowane zarządzanie pozwala zredukować koszty druku nawet o 30%,
• optymalne wykorzystanie floty drukującej – monitorowanie wszystkich urządzeń drukujących umożliwia optymalne obłożenie pracą, skracanie kolejek i delegowanie zadań do tych urządzeń, które mogą je wykonać najszybciej i najtaniej,
• usprawnienie procesów biznesowych – szybsza obsługa dokumentów przyspiesza załatwianie spraw, upraszcza proces podejmowania decyzji, co przekłada się na wzrost kultury pracy całej organizacji,
• poprawa bezpieczeństwa dokumentów firmowych – pełny monitoring procesów druku zapobiega przypadkowym wydrukom, pozostawianiu dokumentów w urządzeniu drukującym, a także dostępowi do plików zgromadzonych na dyskach twardych urządzeń drukujących.

Optymalizacja przepływu pracy z PaperCut

PaperCut to popularne oprogramowanie do zarządzania drukiem, które pozwala na optymalizację przepływu pracy w firmie. Dzięki PaperCut możliwe jest monitorowanie i kontrolowanie procesów związanych z drukowaniem, kopiowaniem, skanowaniem i faksowaniem. Oto kilka korzyści wynikających z wykorzystania PaperCut:

• Redukcja kosztów druku: PaperCut pozwala na śledzenie zużycia materiałów eksploatacyjnych oraz identyfikację źródeł kosztów związanych z drukiem.
• Efektywne zarządzanie flotą drukującą: PaperCut umożliwia monitorowanie wszystkich urządzeń drukujących, co pozwala na równomierne rozłożenie pracy pomiędzy poszczególne maszyny.
• Zwiększenie produktywności: PaperCut pozwala na automatyzację wielu procesów związanych z drukiem, co przekłada się na szybsze i bardziej efektywne wykonywanie zadań przez pracowników.

Wdrożenie PaperCut w firmie przyczynia się do optymalizacji przepływu pracy oraz zwiększenie efektywności i bezpieczeństwa procesów związanych z drukiem. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą osiągać lepsze wyniki oraz oszczędzać czas i zasoby.